Herning Gymnasiums behandling af personoplysninger på elever og deres forældre/værge(r)

Print

Herning Gymnasiums behandling af personoplysninger på elever og deres forældre/værge(r)

Som led i optagelsen på Herning Gymnasium indsamler og behandler Herning Gymnasium personoplysninger om eleven (og elevens forældre/værge(r), hvis eleven er under 18 år), jf. artikel 6 og artikel 9 i persondataforordningen.

De oplysninger, vi behandler om eleven og elevens forældre/værge(r), er dels de oplysninger, som eleven og elevens forældre/værge(r) selv har givet os i ansøgningsskemaet via www.optagelse.dk, dels de oplysninger, eleven og elevens forældre/værge(r) eventuelt selv giver os frem til – og efter – uddannelsesstart. Hertil kommer informationer fra Team Danmark, hvis eleven søger optagelse som Team Danmark-elev.

Herning Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger om eleven og elevens forældre/værge(r) som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel (dataminimering).

Vi indsamler og behandler derfor kun de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan overholde vores pligter i henhold til gældende lovgivning. Personoplysningerne bliver behandlet i det studieadministrative system Lectio, i interne kommunikationssystemer samt i forbindelse med oprettelse af Unilogin til eleverne.

Vi behandler også personoplysninger, hvis det er nødvendigt af saglige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger og til brug for skolens økonomistyring, herunder fx oplysninger om elevens adgang til og trafik i de IT-systemer, eleven brugeroprettes i, idet vi som led i vores systemdrift og -vedligehold samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og adfærd i skolens IT-systemer.

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om eleven og evt. også elevens forældre/værge(r), fx hvis eleven ønsker skolegang på særlige vilkår, fx pga. handicap eller særlige sociale forhold.

Herning Gymnasiums indsamling og behandling af personoplysninger foregår fortroligt og foretages kun af medarbejdere, som har et sagligt formål hermed.

Videregivelse

Herning Gymnasium videregiver kun personoplysninger om eleven og/eller elevens forældre/værge(r), hvis det er et krav ifølge lovgivningen, og det i øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som gymnasieskole.

Modtagere af disse personoplysninger kan da være modtagergymnasiet (hvis eleven flytter gymnasium), Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU), Region Midtjylland, Undervisningsministeriet eller ministeriets øvrige styrelser samt øvrige myndigheder.

Elevens rettigheder (og forældres/værge(r)s rettigheder, hvis eleven er under 18 år)

  • Retten til indsigt:

Eleven og elevens forældre/værge(r) kan, jf. artikel 15 i persondataforordningen, få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om eleven/elevens forældre/værge(r), hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra eleven/elevens forældre/værge(r)), og hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til. Indsigten gives ved, at vi udleverer en kopi af oplysningerne.

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det.

  • Retten til indsigelse:

Eleven og elevens forældre/værge(r) kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis elevens/elevens forældres/værge(r)s interesser i ikke at få behandlet personoplysninger går forud for Herning Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i persondataforordningen.

  • Retten til berigtigelse:

Eleven og elevens forældre/værge(r) kan få rettet eller suppleret personoplysninger om sig selv, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i persondataforordningen.

 

  • Retten til begrænsning af behandlingen:

Eleven og elevens forældre/værge(r) har ret til at få begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i persondataforordningen.

  • Retten til sletning:

Vi opbevarer oplysninger om elevens så længe det er nødvendigt i henhold til gældende lovgivning. Fraværsoplysninger skal af hensyn til elevens mulighed for merit fx opbevares i 10 år, efter eleven er stoppet på gymnasiet, ligesom gymnasiet har pligt til at opbevare elevens eksamensbevis (herunder CPRnr.) i 30 år, efter eleven er stoppet på gymnasiet. Øvrige personoplysninger (mail, adresse, telefonnummer) slettes, når eleven stopper på gymnasiet.

Forældres/værge(r)s personoplysninger (stam- og kontaktoplysninger) opbevares, så længe barnet er elev på skolen. Hvis eleven ved uddannelsesstart har givet samtykke til, at vi må kontakte forældre/værge(r), når eleven er fyldt 18 år, og forældre/værge(r) samtidig har givet samtykke til, at vi må opbevare forældres/(værge(r)s stam- og kontaktoplysninger, opbevarer vi forældrenes/værgernes personoplysninger, indtil eleven stopper på gymnasiet.

Hvis der fx som led i ansøgning om udeboende SU er indhentet oplysninger om forældres indkomst eller øvrige forhold, opbevarer vi dem, indtil der er gået 5 år efter eleven er stoppet på gymnasiet.

  • Ret til dataportabilitet

Elever og forældre/værge(r) har i visse tilfælde ret til at modtage deres personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

 

  • Sådan gør man brug af sine rettigheder:

Eleven/elevens forældre/værge(r) skal kontakte gymnasiet, jf. afsnittet ”Formalia” nedenfor, og oplyse, hvilken ret, der ønskes at blive gjort brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og eleven/elevens forældre/værge(r) vil så få lejlighed til at udtale sig, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom følger forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

Man kan læse mere om sine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som man finder på www.datatilsynet.dk.

Formalia

Herning Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor. Hvis eleven/elevens forældre/værge(r) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan gymnasiet kontaktes på mailadresse post@herning-gym.dk eller telefon 9722 1066, ligesom gymnasiets eksterne databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på mailadresse DPO@herningsholm.dk

Klageadgang

Herning Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-dine-rettigheder/

Søren Brøndum

rektor