Persondatapolitik

Print

Persondatapolitik for Herning Gymnasium

Baggrund for persondatapolitikken

Herning Gymnasiums persondatapolitik er udarbejdet i overensstemmelse med kravene i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (betegnet ”forordningen” i det følgende).

 

Persondatapolitikken gælder for alle ansatte på Herning Gymnasium, der behandler personoplysninger, samt for samarbejdspartnere (databehandlere), der udfører arbejde på vegne af Herning Gymnasium.

 

Formål

Formålet med persondatapolitikken er at fastlægge rammerne for behandling af personoplysninger på Herning Gymnasium.

 

Definitioner

  • Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede); ved identificerbar fysisk person forstås en fysisk person, der direkte eller indirekte kan identificeres, navnlig ved en identifikator som f.eks. et navn, et identifikationsnummer, lokaliseringsdata, eller et eller flere elementer, der er særlige for denne fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet.

 

  • Den registrerede er den fysiske person, som personoplysningerne vedrører, fx elever, medarbejdere, samarbejdspartnere og andre.

 

  • Behandling af personoplysninger skal fortolkes bredt. Begrebet ”behandling” dækker over enhver aktivitet eller en række af aktiviteter, som personoplysninger gøres til genstand for. Det kan fx være indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, ændring, søgning, formidling og sletning.

 

  • Dataansvarlig er den person eller myndighed/organisation, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger.

 

  • Databehandler er den, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne – dvs. arbejder under instruks af den dataansvarlige. Databehandler er i henhold til forordningen forpligtet til at føre fortegnelse over behandlingskategorier, der føres på vegne af den dataansvarlige.

 

  • Risiko for den registrerede er risikoen for, at den registrerede bliver udsat for en fysisk, materiel eller immateriel skade, herunder tab af kontrol over sine personoplysninger, begrænsning af sine rettigheder, forskelsbehandling, identitetstyveri, finansielle tab og sociale konsekvenser, så som skade på omdømme.

 

  • Databeskyttelsesrådgiveren (DPO) er en uafhængig person med ekspertise i databeskyttelsesret og –praksis, der skal inddrages i alle spørgsmål om databeskyttelse og rådgive om de databeskyttelsesretlige regler hos Herning Gymnasium. Databeskyttelsesrådgiverens funktion er at overvåge, at Herning Gymnasium overholder reglerne i forordningen. Databeskyttelsesrådgiveren er en integreret del af Herning Gymnasium, og kan efter omstændighederne have andre arbejdsopgaver.

 

  • Brud på persondatasikkerheden dækker over alle tilfælde, der fører til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, eller ændring af personoplysninger såvel som uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger.

 

  • Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger skal vurderes ved en risikovurdering af behandlingen af personoplysninger. Tekniske sikkerhedsforanstaltninger er blandt andet antivirusprogrammer og firewalls, som sikrer, at uvedkommende ikke kan få adgang til it-systemer med personoplysninger. Organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger består blandt andet i, at vores medarbejdere er instrueret i og uddannet til at håndtere behandlingen af personoplysningerne korrekt og sikkert.

Ansvarsfordeling

Ledelse og medarbejdere på Herning Gymnasium er forpligtede til at overholde forordningens krav og regler.

 

Øverste ledelse (bestyrelsen)

Det er den øverste ledelse, der har det endelige ansvar for at Herning Gymnasium behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning. Bestyrelsens rolle er at foretage dokumenterede ledelsesmæssige beslutninger i relation til beskyttelsen af personoplysninger på Herning Gymnasium.

 

Den ledelsesmæssige forankring er reguleret i databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 2.

 

Daglig ledelse (Rektor)

Rektor er ansvarlig for, at formålene med behandling af personoplysninger er i overensstemmelse med gældende lovgivning, samt at retningslinjerne til understøttelse af politikken, er kommunikeret klart og tydeligt til medarbejderne.

 

Databeskyttelsesrådgiver (DPO)

DPO’ens rolle er at overvåge, at Herning Gymnasium overholder gældende regler for beskyttelse af personoplysninger, herunder at stå til rådighed for hele skolen i forhold til rådgivning på området. DPO’en er endvidere Herning Gymnasiums kontaktperson udadtil – både i forhold til de registrerede og i forhold til Datatilsynet eller andre parter. DPO’en rapporterer til det øverste ledelsesniveau.

 

Medarbejdere

Medarbejdere, der behandler personoplysninger, er ansvarlige for at gøre sig bekendt med formålene med behandlingen og de retningslinjer, der er relevante for udførelsen af deres arbejde.

 

Ansvarlighed

Når Herning Gymnasium behandler personoplysninger, udviser vi altid ansvarlighed. Det gøres bl.a. ved at dokumentere de beslutninger, vi træffer, de organisatoriske og tekniske foranstaltninger vi udfører, samt de retningslinjer og kontroller, vi implementerer i forbindelse med behandlingen af personoplysninger.

 

Medarbejdere og ledelse er ansvarlige for at gøre sig bekendte med Herning Gymnasiums retningslinjer om behandling af personoplysninger, der er relevante for udførslen af arbejdet.

 

Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed

Formålet er at sætte rammerne, således at Herning Gymnasium behandler personoplysninger forsvarligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5.

 

Herning Gymnasium behandler personoplysninger i overensstemmelse med god databehandlingsskik.

Det indebærer bl.a. at Herning Gymnasium kun behandler personoplysninger til lovlige, rimelige og legitime formål, som kan dokumenteres.

 

Herning Gymnasium indsamler, opbevarer og behandler kun personoplysninger, der er nødvendige i relation til det angivne formål. Det betyder, at vi aktivt begrænser indsamlingen og behandlingen til det nødvendige.

 

Herning Gymnasium begrænser behandlingen af personoplysninger, så behandlingen ikke er uforenelig med det oprindelig formål. Endvidere sikrer vi, at personoplysningerne ikke opbevares i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen.

Når personoplysningerne ikke længere er nødvendige for det angivne formål, sikrer vi, at de enten slettes eller at der træffes andre tekniske og organisatoriske foranstaltninger, eksempelvis anonymisering, således at den registrerede ikke længere kan identificeres ud fra oplysningerne.

 

Såfremt Herning Gymnasium bliver gjort opmærksomme på at de omfattede personoplysninger er urigtige eller mangelfulde i forhold til det angivne formål, ajourfører vi oplysningerne.

 

Kravene for god databehandlingsskik er uddybet i ”Retningslinje om god databehandlingsskik”.

 

Hjemmelsgrundlag

Formålet er at sikre, at Herning Gymnasium behandler personoplysninger på baggrund af et fyldigt hjemmelsgrundlag, jf. databeskyttelsesforordningens kapitel 2 samt databeskyttelseslovens kapitel 3.

 

Herning Gymnasium behandler kun personoplysninger, når vi har et lovligt grundlag.

 

Behandling af almindelige personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6.

 

Behandling af følsomme personoplysninger sker i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 9.

 

Overførsel til 3. lande

Formålet er at sikre, at Herning Gymnasium ikke overfører personoplysninger til lande uden for EU/EØS, uden der foreligger et lovligt overførselsgrundlag, jf. databeskyttelsesforordningens kapitel 5.

 

Herning Gymnasium overfører kun personoplysninger til lande uden for EU/EØS i de tilfælde, hvor vi har et lovligt overførselsgrundlag.

 

Ansatte på Herning Gymnasium, kan til enhver tid søge rådgivning om overførselsgrundlag hos skolens databeskyttelsesrådgiver.

 

Fortegnelser over behandlingsaktiviteter

Formålet er at sikre, at Herning Gymnasium fører de lovpligtige fortegnelser over behandlingsaktiviteter, som efter anmodning skal stilles til rådighed for Datatilsynet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 30.

 

Fortegnelserne kan ligeledes anvendes som hjælp til at sikre, at der foreligger et grundlag for vurdering af risici for behandling af personoplysninger.

 

Herning Gymnasium fører en fortegnelse over de behandlinger af personoplysninger, vi foretager, og sørger aktivt for at holde fortegnelsen opdateret.

 

Herning Gymnasiums medarbejdere, er forpligtede til at underrette den procesansvarlige om ændringer og lignende i forhold til den måde, hvorpå personoplysninger behandles.

 

Den registreredes rettigheder

Formålet er at sikre, at behandlingen af personoplysninger tage hensyn til den registreredes ret til at kontrollere omfanget af behandling af dennes personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

 

Når Herning Gymnasium behandler personoplysninger overholder vi vores oplysningspligt, således behandlingen sker på en åben og oplyst måde, samt at den registrerede kender sine rettigheder.

 

Herning Gymnasium bistår den registrerede med at udøve sine rettigheder, herunder:

 

  • Indsigt i de behandlinger af personoplysninger, Herning Gymnasium foretager om denne
  • Berigtigelse, såfremt personoplysningerne er forkerte eller mangelfulde
  • Sletning af de personoplysninger vi behandler
  • Begrænsning af behandlingen af personoplysninger
  • Dataportabilitet
  • Behandling af indsigelse mod behandling af personoplysninger

 

Dataansvarlig og databehandler

Formålet er at sikre, at det er afklaret hvorvidt Herning Gymnasium agerer som dataansvarlig eller som databehandler, jf. databeskyttelsesforordningens kapitel 4.

Endvidere er formålet at anskueliggøre hvilke databehandlere Herning Gymnasium benytter, samt at sikre at der er indgået databehandleraftale med disse.

 

Når Herning Gymnasium er dataansvarlig, sikrer vi, at eventuelle databehandlere kan leve op til forordningens krav, og stille de fornødne garantier for behandling af personoplysninger på vegne af Herning Gymnasium.

Herning Gymnasium sikrer, at databehandleren er instrueret i, hvordan denne skal behandle de personoplysninger, som Herning Gymnasium er dataansvarlige for. Endvidere sikrer vi, at der er indgået databehandleraftaler med alle databehandlere.

 

Når Herning Gymnasium er databehandlere på vegne af en anden dataansvarlig, sikrer vi, at vi udelukkende behandler personoplysninger på baggrund af den dataansvarliges instruks. Vi sørger endvidere for, at Herning Gymnasium ikke benytter sig af underdatabehandlere, der ikke er godkendt af den dataansvarlige.

 

Risikovurdering

Formålet er at sikre, at eventuelle risici for den registrerede identificeres forud for behandlingen af dennes personoplysninger.

 

Herning Gymnasium foretager altid en risikovurdering i forbindelse med behandling af personoplysninger. Risikovurderingen tager udgangspunkt i behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt de anvendte systemer.

 

Risikovurdering er baseret på en konsekvensvurdering for den registrerede samt en sandsynlighedsvurdering for at konsekvensen indtræffer.

 

Risikovurderingerne dokumenteres og godkendes af den daglige ledelse.

 

Kravene til risikovurderingerne er uddybet i ”Retningslinje om risikovurderinger”.

 

Konsekvensanalyser (DPIA)

Formålet er at sikre, at Herning Gymnasium udarbejder en konsekvensanalyse (DPIA) forud for behandling af personoplysninger, der sandsynligvis indebærer en høj risiko for den registrerede, jf. databeskyttelsesforordningens kapitel 4 afdeling 2.

 

Hvis det vurderes i den almindelige risikovurdering, at en behandling af personoplysninger sandsynligvis vil indebære høj risiko for den registreredes rettigheder, udfører Herning Gymnasium en konsekvensanalyse. Konsekvensanalysen skal hjælpe med at fastlægge de foranstaltninger, vi påtænker, kan imødekomme disse risici.

 

Behandlingssikkerhed

Formålet er at sikre, at Herning Gymnasium med udgangspunkt i en risikovurdering, yder tilstrækkelig sikkerhed ved behandling af personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens kapitel 4 afdeling 2.

 

På baggrund af den udarbejdede risikovurdering og eventuelle konsekvensanalyse fastlægges hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der skal implementeres, således det sikres, at der er et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, når Herning Gymnasium behandler personoplysninger.

 

De fastlagte sikkerhedsforanstaltninger revurderes løbende.

 

Herning Gymnasium sikrer ligeledes at it-løsninger, der anvendes til behandling af personoplysninger, er designet hertil.

 

Brud på persondatasikkerheden

Formålet er at sikre, at brud på persondatasikkerheden håndteres korrekt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33 og 34.

 

I det tilfælde, at der sker brud på persondatasikkerheden, anmelder Herning Gymnasium bruddet til Datatilsynet uden unødig forsinkelse, og senest 72 timer efter, bruddet er blevet opdaget, medmindre det er usandsynligt at bruddet indebærer en risiko for den registrerede.

 

Hvis bruddet sandsynligvis indebærer en høj risiko for den registrerede, underretter Herning Gymnasium den registrerede om bruddet.

 

Databeskyttelsesrådgiver

Formålet er at sikre, at Herning Gymnasiums databeskyttelsesrådgivers rolle, herunder stillingsbeskrivelse og opgaver er i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens krav, jf. artikel 37.

 

Herning Gymnasiums databeskyttelsesrådgiver er udvalgt på baggrund af sine faglige kvalifikationer, herunder ekspertise inden for databeskyttelsesret.

 

Databeskyttelsesrådgiverens rolle er at overvåge, at Herning Gymnasium overholder gældende regler på området, herunder at stå til rådighed for hele skolen i forhold til rådgivning på området. Databeskyttelsesrådgiveren er endvidere Herning Gymnasiums kontaktperson udadtil – både i forhold til de registrerede og i forhold til Datatilsynet eller andre.

 

Ansatte på Herning Gymnasium, der er i tvivl om indholdet i denne persondatapolitik eller de tilhørende retningslinjerne, kan til enhver tid kontakte databeskyttelsesrådgiveren.

 

 

Kontaktoplysninger til Herning Gymnasiums databeskyttelsesrådgiver:

 

Navn: Fælles DPO v/ Herningsholm IT

E-mail: dpo@herningsholm.dk

Telefonnummer: +45 25 42 48 24 el. tlf. +45 25 42 48 18

Datatilsynet

Formålet er at sikre, at henvendelser fra Datatilsynet omkring tilsyn og andre forespørgsler håndteres korrekt, herunder at Datatilsynet modtager den relevante dokumentation, jf. databeskyttelsesforordningens kapitel 6.

 

Herning Gymnasiums databeskyttelsesrådgiver bistår Datatilsynet i forbindelse med tilsynssager og andre forespørgsler.

Kontrol og dokumentation

Bestyrelsen på Herning Gymnasium sikrer, at overholdelsen af denne persondatapolitik er dokumenteret, og at dokumentationen løbende opdateres.